Wykorzystywanie wizerunku pracownika przez pracodawcę

Nieodłącznym elementem związanym z zatrudnieniem pracowników w przedsiębiorstwie, pozostaje przetwarzanie dotyczących ich danych osobowych. Już sam fakt świadczenia pracy na rzecz przedsiębiorstwa, pozwala pracodawcy na przetwarzanie pewnego zakresu danych osobowych pracownika. Takimi danymi, wskazanymi w treści art. 221 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. ? Kodeks pracy, są: imię i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), informacje o wykształceniu, dotychczasowy przebieg zatrudnienia, numer PESEL, a w pewnych przypadkach również imiona i nazwiska dzieci pracownika wraz z datami ich urodzenia oraz numer rachunku bankowego.

W przytoczonym powyżej zakresie danych nie znajduje się jednak wizerunek pracownika. Pracodawca co prawda może przetwarzać szerszy zakres danych osobowych pracowników, pod warunkiem, że podstawa prawna takiego przetwarzania wynika z odrębnych przepisów. Z tego też względu, pozyskanie i przetwarzanie przez pracodawcę wizerunku zatrudnionych osób wymaga wskazania dodatkowej podstawy prawnej.

Czy wystarczy zgoda pracownika?

W pierwszej kolejności powołajmy się na art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych który stanowi, że przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę.

Czy jednak reguła zawarta w powyższym przepisie znajdzie zastosowanie także w przypadku wizerunku pracownika?

Problem okazuje się być dość złożony. Możemy bowiem znaleźć szereg publikacji, których autorzy uznają zgodę na przetwarzanie danych osobowych udzieloną przez pracownika za wystarczającą, by przetwarzać dane osobowe w zakresie szerszym niż ten, który wymienia kodeks pracy.

Sprzeczność pojawia się jednak już w treści materiałów informacyjnych, zamieszczonych na stronie internetowej Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO). W sekcji ?odpowiedzi na pytania? możemy znaleźć poniższe wypowiedzi organu.

Czy pracodawca może wykorzystywać zdjęcie pracownika bez jego zgody, np. w celu zamieszczenia go na stronie internetowej firmy?

Nie, gdyż ? co do zasady ? dla legalnego wykorzystania przez pracodawcę wizerunku pracownika potrzebna jest jego zgoda

Źródło: http://www.giodo.gov.pl/348/id_art/4859/j/pl/

Czy pracodawca ma prawo za pomocą specjalnego urządzenia skanować linie papilarne pracowników w celu rejestracji godzin ich przyjścia i wyjścia z zakładu pracy?

Nie ma do tego prawa, nawet za zgodą każdego pracownika.

Źródło: http://www.giodo.gov.pl/348/id_art/3358/j/pl/

W drugiej z przytoczonych odpowiedzi, GIODO powołuje się na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 1 grudnia 2009 r. (sygn. akt I OSK 249/09), zgodnie z którym niedopuszczalne jest potraktowanie zgody pracownika jako podstawy do przetwarzania jego danych osobowych.

Uznanie faktu wyrażenia przez pracownika zgody na przetwarzanie jego danych (?) za okoliczność legalizującą pobranie od pracownika innych danych niż wskazane w art. 221 Kodeksu pracy stanowiłoby naruszenie tego przepisu Kodeksu pracy.

W omawianym wyroku NSA uznał za zasadną skargę kasacyjną wniesioną przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. GIODO w jej treści wskazuje, że działanie polegające na zbieraniu przez pracodawców danych pracowników, które wykraczają poza zakres wskazany w Kodeksie pracy, stanowi ingerencję w ich prywatność, a tym samym sprzeciwia się normie konstytucyjnej.

Wnosząc skargę organ zauważył również, że konsekwencją uznania zgody za przesłankę pozwalającą na zbieranie danych pracowników jest konieczność dokonania oceny, czy została ona wyrażona w sposób dobrowolny. W relacji zachodzącej między pracownikiem a pracodawcą występują okoliczności wpływające na brak równowagi, które sprzyjają wymuszeniu zgody, a tym samym pozbawiają ją przymiotu dobrowolności.

Wspomniany brak równowagi w relacji pomiędzy pracownikiem i pracodawcą sprawia, że zgoda pracownika nie stanowi podstawy do przetwarzania szerszego zakresu danych osobowych zatrudnionego, w tym także jego wizerunku.

Celem obrony stanowiska iż zgoda pracownika jest wystarczająca, można by posiłkować się pierwszą wypowiedzią GIODO, wykazując przy tym, że ewentualny brak wyrażenia zgody ze strony pracownika nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji skierowanych w jego stronę. Pewną wskazówkę daje także art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, który w ust.1 stanowi, że rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. Biorąc jednak pod uwagę kierunek orzeczniczy, zastosowanie się do powyższej interpretacji nie daje pewności, że działanie takie byłoby w pełni zgodne z obowiązującymi przepisami.

Sieć wewnętrzna – intranet

W ramach wielu organizacji wykorzystuje się wewnętrzną sieć komputerową, tzw. intranet. W skład sieci wchodzą urządzenia działające wyłącznie wewnątrz danego przedsiębiorstwa. Podejście do ochrony wizerunku w intranecie nie zawsze jest traktowane równie rygorystycznie, jak w przypadku sieci publicznych, ogólnodostępnych.

Wykorzystanie wizerunku pracownika w intranecie często ma za zadanie usprawnić komunikację w stosunkach służbowych. W takim przypadku, przetwarzanie wizerunku można uznać za dopuszczalne, ze względu na uzasadniony cel administratora danych, powołując się na podstawę prawną wyrażoną w art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych:

Przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Inne przypadki

Uznanie zgody na przetwarzanie danych osobowych udzielonej przez pracownika za podstawę do przetwarzania tych danych nie jest dopuszczalne. Nie wyklucza to jednak możliwości powołania się na inne przesłanki, których wystąpienie może upoważnić pracodawcę do wykorzystania wizerunku pracownika.

Dobrym przykładem może być umieszczanie zdjęcia pracownika na służbowym identyfikatorze. Obowiązek posiadania przy sobie plakietki ze zdjęciem może wynikać z regulaminu pracy (opracowanego na podstawie art. 104 § 1 Kodeksu pracy). Taki regulamin służy ustaleniu właściwego porządku i organizacji pracy w danym zakładzie, formułując przy tym prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników. Noszenie identyfikatorów może służyć zapewnieniu bezpieczeństwa, utrudniając nieautoryzowany dostęp do pomieszczeń firmowych. Stanowi to wystarczające uzasadnienie, by w tym celu wykorzystać wizerunek pracownika. W omawianym przypadku, podstawą przetwarzania wizerunku pracownika będzie konieczność wypełnienia przez administratora danych osobowych prawnie usprawiedliwionego celu.

Nakładanie na pracowników obowiązku noszenia identyfikatorów służbowych zostało uznane przez GIODO za zgodne z obowiązującymi przepisami (zob.: http://www.giodo.gov.pl/348/id_art/981/j/pl/ ).

Również w przypadku pełnienia przez pracownika funkcji, z którą jego wizerunek jest ściśle związany, powołana wyżej podstawa prawna będzie wystarczająca. Przykład mogą stanowić pracownicy ochrony czy kontrolerzy biletów.

Bezprawne wykorzystanie

Wykorzystywanie przez pracodawcę zdjęcia pracownika przy braku odpowiedniej przesłanki prawnej może narazić go na zarzut bezprawnego przetwarzania danych osobowych.

Zgodnie bowiem z przepisem art. 49 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych:

Kto przetwarza w zbiorze dane osobowe, choć ich przetwarzanie nie jest dopuszczalne albo do których przetwarzania nie jest uprawniony, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Zakres odpowiedzialności zwiększa się jeszcze bardziej, gdyż wizerunek został wymieniony w katalogu dóbr osobistych człowieka, zawartym w art. 23 Kodeksu cywilnego. Osobie, której dobro osobiste zostało naruszone, przysługują roszczenia wskazane w kolejnym artykule ustawy:

Ten, czyje dobro osobiste zostaje zagrożone cudzym działaniem, może żądać zaniechania tego działania, chyba że nie jest ono bezprawne. W razie dokonanego naruszenia może on także żądać, ażeby osoba, która dopuściła się naruszenia, dopełniła czynności potrzebnych do usunięcia jego skutków, w szczególności ażeby złożyła oświadczenie odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie. Na zasadach przewidzianych w kodeksie może on również żądać zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny.

Jeśli naruszenie dobra osobistego spowoduje szkodę majątkową, poszkodowany może także żądać jej naprawienia na zasadach ogólnych.

Podsumowanie

Pomimo nawiązania stosunku pracy, pracodawca nie jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych pracowników w sposób nieograniczony. Analogicznie jak w stosunkach przedsiębiorcy z klientami, wymaga się, by przetwarzanie danych osobowych zostało podparte jedną z podstaw prawnych, wymienionych w art. 23 lub 27 ustawy o ochronie danych osobowych.

Egzekwowanie przestrzegania przez pracodawcę przepisów dotyczących danych osobowych jest jak najbardziej realne. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych zawarł porozumienie z Państwową Inspekcją Pracy, na mocy którego inspektorzy PIP są uprawnieni do kontroli prawidłowości przetwarzania danych osobowych u każdego przedsiębiorcy. Jeśli w ramach działań kontrolnych zostaną wykryte uchybienia, inspekcja pracy informuje o tym fakcie GIODO, co może skutkować nałożeniem kary grzywny przez organ. Warto więc odpowiednio zadbać o to, by dane osobowe w firmie lub organizacji były przetwarzane w zgodzie z obowiązującymi przepisami.